Esta vez, me gustaría tratar una cuestión muy importante:
La redacción de los mensajes telefónicos.
Si tienes una empresa, y creo que ese es tu caso, ya sabes la importancia de causar una primera buena impresión.
Personalmente, veo la centralita telefónica como el “recepcionista” virtual que saluda a tus clientes y marca el tono de la conversación.
Así que, ya ves que tu contestador telefónico y su mensaje es muy importante para la imagen de tu empresa.
Pero ¿Qué textos son los más utilizados e imprescindibles en una centralita telefónica?
Si te haces esa pregunta, has llegado al lugar adecuado.
Los 10 mensajes que no pueden faltar en tu centralita.
Vamos a explorar los textos imprescindibles.
Esos mensajes que cada centralita telefónica ha de tener para que sus clientes se sientan bien atendidos, guiados y ¡en confianza total!
Mensaje de bienvenida: tu firma personal.
El primer saludo marca la diferencia, así que asegúrate de que sea un mensaje cálido, claro y que refleje el estilo de tu empresa.
Es como un apretón de manos (virtual) que dice: «¡Ey, bienvenido/a! Estamos encantados de que estés aquí».
Un buen ejemplo sería algo como:
“Gracias por llamar a [nombre de la empresa], donde estamos comprometidos en ofrecerte el mejor servicio. Nuestro equipo está aquí para ayudarte en lo que necesites. Por favor, escucha atentamente las siguientes opciones para que podamos dirigir tu llamada al área correspondiente.”
Recuerda que la primera impresión es crucial.
Este mensaje de bienvenida puede ser breve, pero debe ser amigable, profesional y reflejar la personalidad de tu empresa.
Aquí tienes libertad para mostrar tu estilo y hacer que quien llama, se sienta valorado.
También puedes hacerlo más simple, claro.
“Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. En unos momentos, te atenderemos.
Opciones de menú: facilita el camino para el cliente.
Una vez que el cliente está dentro, es momento de guiarlo como el buen anfitrión que eres.
¿Necesitan soporte?
¿Quieren hacer una consulta sobre un pedido?
Piensa detenidamente que necesitan tus clientes cuando llaman a tu empresa.
Aquí el mensaje debe ser claro y preciso.
Un ejemplo de menú eficaz sería:
“Para poder atenderte de la manera más adecuada, por favor selecciona una de las siguientes opciones: para hablar con nuestro departamento de ventas, presiona 1; para soporte técnico, presiona 2; para consultas sobre facturación, presiona 3. Para cualquier otra consulta, manténte en la línea y uno de nuestros agentes te atenderá.”
Facilitar el camino del cliente y reducir la frustración (¡nada de perderse en un laberinto de opciones!) mejorará la experiencia de tu centralita.
Si tienes varias opciones, recuerda que la brevedad es clave: nadie quiere escuchar una lista de veinte opciones.
¡Simplificar es triunfar!
Vamos a ver como sonaría con voz de mujer, en castellano y francés.
Aviso de espera: la amabilidad es la clave.
A veces, el cliente tendrá que esperar a que un agente esté disponible.
En estos casos, un mensaje que reconozca su tiempo es un gesto simple pero efectivo.
Una sugerencia:
“Actualmente todos nuestros agentes están ocupados ayudando a otros clientes. Por favor, permanece en la línea. Tu llamada es importante para nosotros y uno de nuestros agentes estará contigo en breve. Agradecemos tu paciencia.”
Este mensaje, que combina amabilidad y profesionalismo, hace que la espera sea un poco más llevadera y transmite que valoras el tiempo del cliente.
Algunos prefieren añadir música de espera personalizada que refleje el tono de la empresa.
¡No te preocupes por eso!
Si contratas los mensajes telefónicos en IA Voces recuerda que llevan música por defecto.
Pero si no la quieres, nada, sin problema. No se la ponemos.
¿Que quieres que añadamos la música de tu empresa?
Dínoslo cuando rellenes el formulario.
Horario de atención: que no haya lugar para las dudas.
Los horarios de atención claros ayudan a gestionar expectativas y evitar confusiones.
Imagina que alguien llama y no sabe si estaís disponibles.
Un mensaje simple y claro, como este, hará el trabajo:
“Nuestro horario de atención es de lunes a viernes, de 9:00 a 18:00 horas. Fuera de este horario, puedes dejarnos un mensaje de voz o enviar un correo electrónico a [email@empresa.com] y te responderemos lo antes posible. Gracias por tu comprensión.”
Esto no solo ahorra frustración al cliente, sino que también reduce la cantidad de llamadas fuera de horario que pueden no llegar a ser respondidas.
Añadir alternativas como el correo electrónico, o el formulario de contacto en tu sitio web, también es útil.
Mensaje fuera de horario: que el cliente nunca sienta que no tiene una respuesta.
Cuando la llamada llega fuera de horario, es importante no dejar al cliente en el aire.
Un mensaje claro y amistoso que invite a dejar su información para ser contactado más adelante es ideal.
Por ejemplo, este:
“Gracias por llamar a [nombre de la empresa]. Actualmente, nuestra oficina se encuentra fuera de horario de atención. Nuestro horario es de lunes a viernes de 9:00 a 18:00 horas. Por favor, dejanos un mensaje con tu nombre, número de contacto y motivo de la llamada y nos pondremos en contacto contigo a la mayor brevedad posible.”
Este mensaje hace que el cliente sienta que, aunque no haya una persona disponible en ese momento, su llamada será atendida.
¡Es un toque de cortesía que hace toda la diferencia!
¿Quieres escuchar cómo sonaría este mensaje con nuestras voces masculinas?
¡Pues aquí tienes!
En este caso, en dos idiomas (castellano e inglés) y con música al final.
Redirección a la página web: aprovecha para invitar a conocer más de tu empresa.
Tu centralita también puede ser una oportunidad para redirigir tráfico hacia el sitio web, sobre todo cuando hay consultas frecuentes o información útil que ya tienes allí:
“Si quieres, puedes encontrar información adicional en nuestro sitio web [URL de la empresa], donde podrá acceder a recursos útiles, respuestas a preguntas frecuentes y todos los detalles sobre nuestros productos y servicios. Visitanos en línea para más información.”
Este mensaje no solo informa, sino que también puede ahorrar tiempo tanto al cliente como a tu equipo, ya que ciertas consultas pueden ser resueltas directamente en la página.
Atención en otros idiomas: haz que cada cliente se sienta bienvenido.
Si tu empresa tiene clientes que hablan diferentes idiomas, esta opción es casi obligatoria.
Asegúrate de que cada cliente reciba un trato personalizado y cómodo desde el inicio:
“Para continuar en inglés, presiona 9. Nuestro servicio de atención está disponible en varios idiomas para asegurar que reciba el mejor soporte posible en el idioma de su preferencia.”
La diversidad de idiomas no solo mejora la experiencia del cliente, sino que también abre puertas a una audiencia más amplia.
Es un pequeño esfuerzo que tiene un gran impacto.
¿Quieres saber como contratar con nosotros un mensaje telefonico en varios idiomas?
Aviso de grabación: transparencia y profesionalidad.
La mayoría de las empresas graban las llamadas para mejorar la calidad y capacitar a sus agentes.
Avisar al cliente, no solo es una cuestión de ética, sino también de transparencia:
“Para brindarte el mejor servicio posible, te informamos que esta llamada puede ser grabada con fines de calidad y formación. Si tienes alguna pregunta sobre este proceso, no dudes en consultarlo con el agente que te atenderá.”
Un toque de transparencia aumenta la confianza del cliente en tu empresa y deja claro que estás comprometido con mejorar constantemente.
Tiempo estimado de espera: ayuda a gestionar las expectativas.
A todos nos ha pasado: llamar y no saber cuánto tiempo estaremos en espera.
Un mensaje que indique el tiempo estimado de espera, permite al cliente tomar una decisión informada:
“Apreciamos tu paciencia. Actualmente, el tiempo estimado de espera es de aproximadamente [X] minutos. Si lo prefieres, también puedes contactarnos a través de [email de contacto] y uno de nuestros agentes se pondrá en contacto contigo a la mayor brevedad posible.”
Este simple mensaje puede evitar frustración y hacer que la espera sea más manejable.
Además, darle la opción de un contacto alternativo es un plus.
Política de privacidad o términos de servicio: mantén la confianza y seguridad.
La privacidad es un tema serio.
Añadir una opción para escuchar la política de protección de datos es un gesto de transparencia y profesionalidad:.
He oido algunas centralitas que hacen escuchar el mensaje legal sin dar opción al llamante de poder cortarlo o no escucharlo.
Creo sinceramente que eso es un error, porque si el cliente tiene que llamar varias veces a lo largo de unos días, tendrá que escuchar continuamente un mensaje que suele ser bastante largo y, sinceramente, sin ningún interés.
Por eso, te aconsejo que des la opcion de si quiere o no escucharlo.
Este ejemplo puede servirte.
“Para escuchar nuestra política de protección de datos, presione [X]. Aquí encontrarás información importante sobre cómo protegemos tu privacidad y los derechos que tienes en relación con tus datos personales. Nos tomamos muy en serio la seguridad y confidencialidad de tu información.”
Este mensaje no solo cumple con la normativa, sino que además transmite a los clientes que su información está en buenas manos.
Conclusión.
Una centralita bien organizada y con los mensajes adecuados es una herramienta clave para cualquier empresa.
Proporciona una experiencia profesional, ahorra tiempo y asegura que cada cliente reciba la información que necesita de manera clara y amable.
Si necesitas ayuda para configurar estos mensajes o quieres probar nuestras voces virtuales que suenan tan naturales como una conversación cara a cara, no dudes en contactarnos en IA Voces.
Recuerda, ¡en IA Voces estamos para ayudarte a que tus clientes sientan que siempre hay una voz amigable y profesional al otro lado de la línea!
